１．リモートワークを阻害するもの

新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受け、リモートワークを実施・検討する企業が増加しました。

リモートワークを阻害する要素の一つが請求書、領収書、契約書などの紙のビジネス文書です。本誌面ではこのうち、契約手続きを紙から電子に移行する場合の

メリット等について解説します。

 

２．電子契約とは

電子契約とは、契約成立を証明するものとして紙の契約書ではなく電子データを用いる契約です。

電子契約を導入している企業の多くが、電子契約サービスを利用しています。電子契約サービスの例としては以下のものが該当します。いずれも有償です。

・クラウドサイン（弁護士ドットコム㈱）

・Adobe Sign（アドビ㈱）

・Docusign（DocuSign Inc）

 

３．電子契約のメリット

電子契約のメリットは以下の点です。

・印紙が不要

・印刷、割印、製本などの手続きが不要

・契約手続きに係る郵送作業、費用が不要となり、契約書発送から受領までのタイムラグが短くなる

・契約書を保管するための棚、倉庫などが不要

・リモートワークであっても契約手続きを完了させることができる

 

４．坂本会計の場合

弊社はお客さまと契約を締結する際、これまでは紙の契約書により契約手続きを行ってきましたが、先日より電子契約に移行しました。㈱マネーフォワードが提供しているマネーフォワードクラウド契約を利用しています。弊社は会計ソフト、給与ソフトなど、マネーフォワ―ドが提供するシステムを多く利用しています。システム操作に馴染みのある会社のシステムを利用することでシステム操作習熟の手間が少なくて済むと判断し、マネーフォワードクラウド契約を利用することとしました。

弊社の場合、マネーフォワードクラウド契約導入後は、電子契約での契約手続きを原則としていますが、お客さまが紙の契約書での契約をご希望される場合は、紙の契約書での契約にも応じることとしています。ただ、電子契約導入後、10件以上の契約手続きを実施していますが、1件を除いて電子契約にて契約手続きを実施しています。

弊社のスタッフの多くは新しい方法を進んで導入したがりません。また、パソコン等の操作も得意ではありません。本来は慣れた方法である紙での契約手続きを継続したいところ、会社の指示により止む無く電子契約に移行していますが、今のところ混乱なく電子契約での契約手続きが行われています。

 

５．導入してみましょう

ここまで読んでも、うちは今まで通り紙で契約手続きをすればいいやと考えている方もいらっしゃると思います。多くの電子契約サービスは、一定期間又は一定量まで無料で利用することができます。それらのサービスを利用してまずは電子契約を経験してみませんか？経験してみたら、電子契約でも何にも支障がないこと、紙での契約と比べて手間がかからないことがわかると思います。（三代川）